据统计，在全球500强企业中，超过70%的拥有自己的企业大学。而“企业大学”最早则是由美国的通用电气公司（以下简称“通用电气”）创立，从仅仅一个集酒店和教室为一体的培训中心发展到今天，“企业大学”在通用电气已经演绎成为知识管理的系统架构，企业内网伸出敏锐的触角，将公司的业务数据、交流信息、培训知识“导流”进知识库，让通用电气日益成为一个具有深厚文化积淀的公司。 

系统繁杂的困扰
 
    通用电气是一家多元化的跨国公司，其产品和服务范围广阔，从飞机发动机、发电设备、水处理和安防技术，到医疗成像、商务和消费者融资以及高新材料，客户遍及全球100多个国家，拥有30多万员工。在中国，通用电气有8000名员工，全国各地都派有分支机构。
  
    在这样一个庞大的公司中，为了提高各个部门的有效沟通，降低工作成本，通用拥有了很多内部信息系统，但随着系统越来越多，事情却变得越来越糟了，信息收集和发布的管理变得复杂，各个系统的整合兼容变得困难重重，知识也分散在系统的各个角落无人问津……
 
    在通用电气中国公司，以前最让员工郁闷的事情莫过于系统繁杂，他们对一些工作流程并不清楚，尤其是刚入职时，“两眼一摸黑”，甚至不知道该跟谁联系、向谁领用工作用品。很多集团企业也经常出现这样的困惑：个别新员工可能已经过了试用期，却发现入职手续还没完全办好。而在通用电气中国公司，入职入了几个星期的尴尬也时有发生。
 
    通用电气内部的培训机制非常完备，公司的制度规定员工每年必须达到一定学时的培训课程，培训课程从办公软件的使用，到演讲沟通能力、领导力，再到6西格码管理内容等无所不包。培训部门将培训分成不同方式，有的是请员工到课堂学习，有的则是在网上进行。大量的培训、各种文档、资料都会构成一个知识库。如何系统有效地把大量的培训知识搜集积累下来、并配合管理手段对培训进行监管？这成为通用电气中国公司在梳理系统架构、进行知识管理、构建内部信息沟通管理体系时需要主要解决的问题。 
 
唯一帐号一统“江湖”

    从2003年开始到今年上半年，北京中科汇联信息技术有限公司为通用电气中国公司分3期进行了内部门户搭建、SSO（单点登录功能）集成以及电子培训等知识管理的系统整合。
  
    通用电气使用了ORACLE公司的财务系统，SAP的生产管理系统，内外部的资金流动通过一套EBANK支付系统，还有人事系统、邮件系统、知识学习等系统，这使得每个员工每进入一个系统就需要使用一个用户账号，各个账号分别独立存在，通用电气的很多员工还专门开辟了一个文档储存这些帐号，以免自己记忆混乱、影响工作进度。
 
    从2004年，通过电气开始在全球进行统一用户认证工作，设置了一个大的框架，各分公司根据框架进行开发应用。中科汇联公司根据这个框架进行中国的统一管理系统梳理和统一认证，让员工拿到员工号那天开始，就可以使用一个唯一帐号登陆各个系统。
 
    按照通用电气的需求，系统为员工设置了个性化工作区，每个员工登录以后，根据权限就直接进入自己的个性化工作区。员工的个性化工作区包括一个个性化桌面，可以实现电子邮件、日程安排、地址簿、文件夹、工作流处理中心等功能；个性化工作区还包括一个部门桌面，员工属于哪个部门，进入部门桌面，所属部门的电子邮件、部门日程、部门公用地址簿、部门公用文件夹、部门讨论组等都会呈现在他的电脑桌面上供员工参与部门工作。

    “系统必须有很强的扩展性，因为还要满足将来可能出现的变化。而且基于表格和数据库的工作流标准定义模块，工作流的标准化定义也就实现了，通用电气的管理层和员工根据权限对工作流的模式和责任人等等都可以随时进行定义、添加、删除、修改和授权，这种强扩展性非常有特点。”中科汇联技术总监游世学告诉记者。

集成系统让知识得以继承

    中科汇联为通用电气梳理了26个业务工作流，这使得管理层和每个员工都不再需要专门花时间去看别的部门的信息，只需直接进入自己部门的系统；而各部门之间一旦发生信息沟通和管理，比如业务部门想了解人事政策或财务制度等，就可以通过系统提供的team room（团队协作）功能进行消息共享或讨论问题安排任务。
  
    因为更关注业务、绩效等业务层面的工作，员工的责权很宽泛，所以通用电气不存在公文管理流程，文档的审批流程也异常简单，中国区总裁甚至对管理审批工作都感到厌烦。基于这种文化习惯，中科汇联为其量身定做了一个批量审批的功能――只要登陆进系统，大致了解了需要审批的工作，便像勾选多选题一样，几秒钟便可审批十几项。
 
    “系统应用起来以后，所有流程的工作都可以控制在一周以内解决。”游世学说。无论是入职或提升，再或者是调换部门及离职，每种变化都会各自走一个工作流，而所有的工作都在系统中流转；每个工作流与其他系统都留有接口以供信息交流。新员工入职时，只需要把刚领到的用户名帐号输入系统，与入职有关的部门会自动接到系统提醒信息，便有条不紊地各司其职，为新员工发放办公用品、进行财务登记、入职培训等等。
 
    系统的集成性依靠Domino服务器实现。员工使用Web浏览器和Domino R5的Web服务器进行HTTP通信，Domino可以自动将文档管理转换为动态的HTML页面；而且在Domino的协作工作环境中，所有的文档和数据具备了电子邮件流转功能，从而使文档和数据提供了集成的基础。Domino提供对XML的支持，XML 与Domino应用程序结合得非常好；在XML提供了描述数据并通过网络共享功能的应用程序中，Domino也提供了使数据共享安全、可靠且有效而需要的所有其他工具。
 
    接下来，中科汇联为通用电气搭建的内网知识库就成为信息导流的最终汇总区。无论是在员工论坛的交流心得，还是企业内部各非正式团体的活动汇集，亦或是办公用品采购申请及员工参加培训的课程表、教材、测验、成绩记录等所有数据，都会从各员工的电脑终端沿着内网光纤纳入统一的资源库。按照不同的权限，每个员工都可以在资源库中查询、调取自己所需的公司信息。依靠集成的系统，工作流、信息、数据、知识在公司内部像流水一样流转起来，并汇总到知识库中，这样，通用电气不再仅仅是一个商业公司，更加成为了一个大型综合的“企业大学”。